本帖最后由 蕾蕾豆 于 2010-6-9 14:05 编辑
额。主席说让分享个工作历程。那在这里简单说一下做活动的一个工作流程。实际上本次七周年的活动没有按照正常的工作流程进行，因为我开始觉得我们公益组织谈合作应该比商业合作容易得多，也就忽略了这个上报审批的过程。不过没关系，以后我们熟悉了这个情况就好办了。我在这里就写下一个类似提纲的东西吧。
工作流程提纲（以下各环节最好是有时间结点，这样才能够保证活动顺利进行，七周年时间结点就卡的不太好。）
1. 确认开展某项活动 最好能根据活动筹备时间预估确定活动日期，或如七周年这样的传统活动就固定在活动前一个月开始筹备 2.头脑风暴 核心成员及感兴趣的成员讨论活动创意、确定活动基本形式内容、活动场地等 3.联络沟通 就头脑风暴时讨论出的创意方案进行细化，并针对需求寻找资源，同时与场地联络沟通活动意向 4.确认方案 根据联络结果确认活动最终方案及费用预算、确认场地、物料。有合作方则需确认合作事宜，包括合作流程、准备时间（如这次七周年博物馆方面的申请批复流程）、合作需求等 5.执行预案 本阶段开始制作执行方案。制作物料、安排各环节人员、与各合作方签订合同等 6.执行前沟通 确认各方物料到位、人员到位、资料到位。与各合作方确认执行时的各项事宜 7.执行阶段 各方负责人主要负责各自岗位，配合其他岗位。按照执行方案中的详细活动流程执行工作。 8.活动后续 总结活动、清算费用
大致上都是这样的流程，遇到不同的活动在细节上还有不同的操作。针对阳光的情况，在前期沟通的时候需要集中更多的精力，因为资源比较分散，但是七周年活动能体现出分散的资源还是能够很快就集中过来，及时解决了问题。之前科技馆参观活动的工作流程也是很好的范例。尤其是老大不小他们做的家长通知书以及注意事项在活动中都非常重要。
下面是七周年筹备的心路历程。学校方面一直是萌做沟通和各方面的协调，活动当天也是小ta、猫导、老大不小、马静、frola等童鞋在组织安排，另外牛耕耕同学在我们与博物馆沟通的事情上做了很多工作，要是没有她，我们在博物馆的参观也没有那么顺利，所以还是要郑重感谢一下大家。所以其实我也没做啥事情。嘎嘎。
阳光七周年庆典活动在广大阳光er的共同努力下顺利结束。其中不乏诸多喜悦与感动。没有去庆典现场，但听了大家的描述，看了欢快的视频，着实被那一股股暖流所感染。在博物馆领着孩子们参观的时候，看见孩子们脸上洋溢的笑容，便觉得什么都是值得的。 趁着这个清风沉醉的夜晚，说一说筹备七周年过程中的那些温暖的小事。
预热阶段
早在4月28号那天晚上，勤快的立夏姑娘就飞出一贴七周年晒计划的砖贴，一干人等在里面热烈回顾六周年的盛况期待七周年的惊喜。5月5号，猫导又发了一篇召集帖，标明召集各方工作人员。 砖贴自然是来引玉的，可是玉贴就是千呼万唤不出来。实则询问了一下学校的情况，貌似学校的操场都比较小，按照以往的志愿者人数估算怕是装不下那么多人。是让孩子参与进来还是干脆志愿者自己联欢呢。 5月7号，一干人等聚在一起就联想短片事宜做讨论，头脑风暴一圈制定出了一套阳光重要事务决策流程。刚好需要筹备七周年，所以拟试行这套决策流程。这一干人等的目光全部投向了我，于是我光荣的变成了传说中的豆导，不过这个时候我还是一头雾水的状态。
方案初稿
5月9号，这个日子很特殊。猫导、小ta、番茄、陈岩老大我们几个在地铁口聊起七周年的事，我们心系孩子，志愿者和孩子之间深深联系，阳光的七周年庆典怎么能没有孩子呢，如果学校没有地方我们就创造条件。育才学校的校长一直对阳光的活动很上心，位置也更加方便，就打算选择育才学校的孩子参与活动。于是想了公园、想了小树林。突然就想到了电影博物馆，离育才又近又有教育意义，孩子们还可以看电影，而且博物馆有我们的一位志愿者可以帮忙协调，猫导当场就给耕耕同学打了电话，答应帮忙协调。众人觉得这个想法不错，于是就初步定了这个方案。
活动沟通
猫导在后来又跟耕耕进行了进一步沟通，说明了可以参观博物馆，看儿童电影。博物馆可能还会在多功能厅举办电影讲座，我们可以申请多功能厅作为庆典活动的场地使用。听到这个消息好开心，于是迅速篡改猫导5月5号的预热贴，公示活动方案初稿，开始筹备七周年活动。同时还考虑中午志愿者可以在他们的餐厅里联欢。帖子后面众多志愿者都给出了极其周到细致的建议，使得我能够不断完善细化活动内容。这同时已将汇报表演的人物布置给了育才学校的志愿者们。
面临问题
活动看上去是顺利异常。可是问题一转眼就来了。由于近期校园恶性暴力事件频发，几乎所有的中小学校都要关起门来过六一。学生外出活动必须得到教委及公安局批准才行。看到这条新闻时好着急。于是倾向于很多志愿者提到的租车和买保险。于是迅速开贴将七周年的各种需求列出来，希望得到业内人士的支持。幸好有兆星和王硕前辈都及时给予了帮助，但后来由于大部分孩子没有身份证而没有办理保险，并随行配备全程陪护的协管志愿者。
这期间一直在和博物馆耕耕同学沟通活动的具体事情，耕耕同学并非主要负责我们这类活动的部门职员。她介绍了社教部的工作人员给我，在沟通过程中了解到他们组织电影大讲堂的多功能厅是属于内部使用的，要与博物馆的合作要走流程，经过领导批准。于是5月24日提交了阳光的介绍以及以往得过的证书等。于是接下来的时间便是焦急地等待博物馆方面回复。而此时离庆典活动开始还有12天。期间兆星特地打来电话跟我说明了一下博物馆的参观环境和就餐环境，认为餐厅不大适合联欢而且菜品一般，所以后来改主意为晚上就餐，白天自带零食。
等来的结果不容乐观，博物馆方面一般走流程需要一个月时间，如果要合作就要拖到6月20号左右。衡量再三，又征询了萌等志愿者的意见，决定不改期，将庆典活动的地方挪到室外的小树林。但耕耕同学说树林的确很小，也是站不下太多的人。这个时候觉得有一点迷茫，我不知道要安排孩子们去哪里表演，因为他们已经准备的差不多了，我们不能轻易地扑灭他们积极的心火。
终极讨论
赶的比较巧的5月30日是刚好科普组组织新世纪的孩子们参观科技馆，也算提前演练一下。阳光的几个核心成员也参与了活动。一天的参观其乐无穷。晚饭时就七周年问题展开讨论，最后的结论是，5月31日这天到博物馆去和社教部面谈，如无法合作则考虑选择在户外或者学校举行庆典，之后孩子们和志愿者来博物馆参观及观影。
实地考察
实际上应该更早的时候就来看一下场地，和博物馆的人一下沟通的，这个是我的疏忽了。5月31日，我和猫导快中午的时候到了博物馆与耕耕见面。又和社教部的聊了一下，6月6号比较紧，合作可能不大。于是我们转战小树林，发现的确不大方面使用。所以决定在学校庆典，志愿者限定人数，多的志愿者直接来博物馆参观，同时还可以选择看电影，晚上大家一起聚餐。
当天回到公司我跟萌沟通了庆典事宜。又整理出最新的终极方案公示，并将流程发送给fiter拜托他写串词。制作邀请函拜托立文群发给所有阳光er。之前已经在预报名贴里进行了各环节工作人员招募，这个时候各岗位基本都有人负责了。
人员、物料整合
后来的这几天，小ta、九月、jester、萌等主要负责人们在积极准备志愿者获奖名单和参与活动的学生名单；子涵、可懿、Joyce、遥路等各自组织本班学生排练汇演节目；猫导联络租车和打印证书的事情；fiter和奕萱积极准备和排练主持人串词；大家都兢兢业业地忙碌在自己的岗位上。
准备就绪
6月4日，七周年报名截止。小ta、九月特别辛苦给报名的人都打电话确认是否去学校是否观影是否吃晚饭，这一份薄薄的签名单来之不易。6月4日，整理出详细的活动流程及所需人员、物品、费用汇总表一并发给活动当天所有负责人（见附件 ）。6月5日，大部分人都到学校去上课了，育才和平西府结课。下午我联系到大巴车的师傅签了租赁合同（之前猫导找的义务公交车不送小学生），一切准备就绪，就等待6月6日的黎明了。
活动进行
大早上各场地负责人就早早赶到现场开始布置工作了。因为没去学校，所以大家还是看图片视频贴里的东西吧。这里不多说了，据说特别感人，我也感觉到了。
早上9点到了博物馆，去育才学校拿明信片和团体票介绍信的九月已经在那里等了，还有立夏、jester、jane，我们跟耕耕会合开聊活动流程。接到小ta电话说活动推迟，估算一下孩子会在11点左右到，因为博物馆的免费讲解员是9：30、10：30两个时段讲。所以孩子来了可能没有讲解了，于是我、九月、jane先行跟着耕耕进入展厅参观。立夏、jester留守门口随时迎接孩子和志愿者。一路走下来觉得不是很难，我们讲解是没有问题的。
孩子们到了后井然有序地进入展馆，参观直接开始，孩子们还是对可操作的东西比较感兴趣。也会问一些问题，大部分时候都表现的是恍然大悟的表情。参观近一半时，孩子们在大厅休息进餐，稍后进行完所有参观顺利返校。
志愿者自行参观或者观影，随后就到了晚宴时间。期间不乏精彩纷呈的节目，介个就看图片视频汇总贴啦。
大致上是筹备七周年的一个心路历程，感谢一直支持我帮我解决问题的阳光er们，阳光是个大家庭，我们共同来爱她。希望阳光每一步都能走的踏踏实实，每一天都能充满乐观。
谢谢大家。
豆豆上
2010.6.8草 | 
发表于 2010-6-8 01:21:09
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发表于 2010-6-8 05:47:33
楼主
发表于 2010-6-8 12:18:47
