【活动召集】3月26日下午阳光3月例会召集[北京]

小ta

3.24更新：由于部分组长无法出席，但都更新了总结与计划安排，所以第一章节略去。本次例会主要重申明确组长及组内核心志愿者职责（40分钟），分享并建构外联组事务的大致架构，同时分享外联更新情况，并做进一步工作分配探讨（1小时）。 时间：3月26日下午14：30-16：30 地点：原点咖啡 希望出席人群：各组核心志愿者们与有意加入阳光外联组的新人志愿者们 主持人：小ta 例会内容： 本次例会旨在进一步重申各组核心志愿者所应尽义务，同时进行“情感教育”，把相同的理解传播出去。 1、请各组组长、负责课程建设与新人接待的核心志愿者在http://www.ygclub.org/bbs/thread-5334-1-1.html粘贴3月工作总结，500字以内即可，另会上请准备本组4月工作计划，供大家共同商讨。 时间：40分钟 2、目前项目情况推进解释——一种更为平和的心态，面向孩子，面向学校，最后才是面对我们自己。 例会之前将针对目前LEAD阳光所面临的问题，提出一些思考，也算探讨吧！ 时间：30分钟 中场休息 3、外联事务安排公开讨论，例会上确认通过并正式开始执行。 稍后提供外联事务安排计划，另开一贴欢迎大家指教。 时间：40分钟 4、请跟帖说明4月各组新人试讲安排情况，例会现场将由团队组与课程建设组与各组协商并当场确认计划安排。 时间：10分钟 以上 3.24更新：由于部分组长无法出席，但都更新了总结与计划安排，所以第一章节略去。本次例会主要重申分享一下目前外联事务的零散更新情况与做进一步工作分配探讨。

含笑幻子

小ta

回复 2# 含笑幻子


    你啥个意思？要来参加还是咋地？

蕾蕾豆

还是都在本贴下回复啊。。。。

小ta

回复 4# 蕾蕾豆


    对啊，各组的小总结和小计划。你的那个有了就先放，最后的部分另外开贴吧

含笑幻子

回复 3# 小ta


   我是占沙发～～～是否围观待定呢～～哈哈

小ta

回复 6# 含笑幻子


    哈，那到时候看吧～也许等不到你决定就满了。每次例会都是个大活儿。

蕾蕾豆

由于工作原因，周六加班不能参加本次例会，所以针对开学至今的各项活动进展情况做一汇报（见3月份总结帖回复），并基于此有一些自己的思考，希望能给大家启发。



       首先，基于我在语文组、课程建设组和主席团的三种位置，三重身份。我的三种角色是互相理解的状态。阳光的一些事情我思考了很长时间。在这里，我希望大家，尤其是核心志愿者应该有全局概念，我们总是说阳光什么政策都有，就是执行不下去，所以现在要强调执行力。但请大家明确，执行力不是想了就马上做，不是单点发力，而是全面策略。

       一个我们这样的组织在发展过程中势必会出现组织文化的转变，我们开始建立和完善管理系统，也必然产生更为复杂的组织架构，那么这时很多人都会怀念起我们最初那亲切而非正式化的组织文化，会觉得组织事务越来越冗杂，管理变得复杂，执行力便弱了。但我想说，面对一个日益庞大的群体，势必要有一个完善的架构才能够维持，我们在项目活动中所作出的努力是不希望阳光的各个环节脱节。

       所以针对阳光现有的各种状况，我依然认为我们要先明确阳光的核心价值观，那句“教育实现梦想”虽是理想化的表达， 但是它说的是我们的核心，我们的核心是孩子。孩子的需求就是我们该给予的，凡事请先从孩子出发。

       我觉得内在机制完善稳定才能够使外在效应得到良性发展。

       开学两周来的观察，发现我们的内部机制还是有很多欠缺的地方，所以我希望，重心在于内部建设，而外联的建设现已提上日程，想必大家也会讨论出一个更具有发展眼光的方案。
       在此我只提出我在组织架构上的一些建议。

职责明确

我希望在阳光的组织架构中，每一个角色都清晰自己所需要做的一些事情，分工明确，沟通到位。原因有三。

1. 鉴于很多核心志愿者都是工作人士，时间本不是那么充裕的，那么更需要我们把时间合理利用，合理安排人员分工，避免出现一人多用以及有人无事可做情况。大家力量均摊，并且有计划地培养接班人，大家都不会很辛苦，阳光的事务也不会出现混乱。

2. 在各组招募贴中基本都写有各组负责的事宜，但在实际操作中仍然出现一些混乱，或者找不到负责人，找不到执行人的情况，或者有模板却不按照模板来做的情况，所以我认为职责明确后大家都比较好操作，有利于工作开展。

3. 我希望各个组的组长能担负起组内“决策者”的角色，在本组内，根据本组实际情况形成自己的管理体系、组织架构和团队建设，提升执行力。并且思考出应急机制，缺人怎么办，人多了又怎么办。


下面是我根据自己的经验和观察建议各角色承担的职责内容，不甚全面，请大家补充完善：

1.       各课程组组长（各组情况不同，或有不同安排）

1）  了解项目活动概况、学校信息、学生信息、志愿者信息
2）  制定组内运作机制和运作流程，让所有组员知晓，以免出现混乱
3）  参与组内教学内容设计及安排、主讲及助教人员安排
4）  安排新人引导、课程建设、团队建设等各环节负责人并监控工作进展
5）  组织试讲会、组内例会等会议
6）  按照试讲人、主讲、助教标准来督促各角色参与项目活动
7）  督促主讲人按时提交“课程提纲”、“课程总结”，每次活动安排某一个助教对听课反馈进行收集并及时更新到百科
……………………


2.       职能组——外联组


根据志愿者实际情况，负责联络学校，沟通项目合作事宜。
广大阳光er需知晓，凡接到合作邀请盖转至外联组负责人处，由外联组统一联络。
具体由例会讨论架构吧，此处不多说了。
……………………



3.       职能组——项目组


召集帖里有写工作内容，单还是希望职责做下细化，以免混乱。由项目组组长在学期前的会议上对各项事宜做详细安排。

1）项目组成员的核心任务是做好与校方的沟通，与外联组的前期沟通形成衔接，协调组织阳光每次活动，保证每一次阳光学校活动的顺利运行。（当然是在外联组完善的前提下。）

2）在学期之初，沟通确定学期教学计划和准备物资，安排每个项目活动的项目负责人，并分工明细。此处包括：

A． 各课程组活动专用袋（袋内物品请在活动前明晰，活动中保持整洁）：包括学生名单、学生名牌、学生档案表（如可以统一最好，目前仅少数课程组已建立学生档案）、助教反馈表、志愿者胸牌等。

B． 阳光百科项目活动条目：此项工作统一由项目组操作，请项目组组长统一格式并安排各项目的某个负责人来进行编写，不要出现多人编写的情况，导致主讲、助教们找不到头绪，不知道在哪里更新内容。（这点其他阳光er也应知晓，不要擅自编写条目，以免混乱）

C． 督促各课程组开展课后十分钟并让助教们主动记录听课反馈。督促即可，反馈内容由主讲或者助教自行更新到百科。

3）在学期之中，组织现场活动，记录学生和志愿者的出勤，向阳光和校方反馈现场发生的各种情况；与学校保持长期沟通；并根据每周学校的具体情况，对每次活动内容的时间和任务做出相应的调整，并合理分配每次参加活动的新老成员；

4）在学期结束时，对每个学校项目和总体学校项目运行状况进行总结。

…………………………



4.       职能组——团队组


       团队组主要负责新人引导和团队建设工作，现在每个课程组都设立新人引导角色，团队组可以直接对话这一部分核心志愿者，希望团队组能够有系统的沟通机制，联合这一部分核心志愿者共同引导和协调新人在阳光的动作。
       另希望团队组可以将工作分工，这样均摊工作，更具有执行力。
       希望广大阳光er也知晓，凡有一锅烩想法的可以直接报备团队组，由团队组组织安排，若是自行安排的团队活动可直接进行。

1）每月组织一次大型新人培训，希望是有计划的安排培训人员和培训内容。
2）定期整理新人资料，关注新人动态发展，如有必要需多与新人线上沟通（此处可督促课程组内部交流，团队组起辅助作用）。
3）结合阳光实际实践情况，号召组员聚会，定期更新团队组工作内容与需要修改完善之处（此项辛苦组长多多培养新人）
4）每月定期整理论坛活动，按时（下月5号前）发布月报；协助更新论坛内容与阳光百科的相关内容（请安排专人做此事）
5）不定期的发帖召集一锅烩活动（网上发文即可不一定要参加活动）
6）学校项目开展时，与新人现场沟通、组织新人听课、安排培训事宜、现场收集新人意见。
7）扮演现场观察者角色，挖掘活跃新人，与新人、课程组和职能组组长沟通，制定合格新人评判标准，结合新人活动登记表，整理出每月新人反馈报告（此处请直接对话各课程组新人引导负责人）
……………………


       以上，是基于本来就有的职责规范和我自己的一些思考，我希望核心志愿者们，尤其是各组组长，请拿出你们的魅力和魄力来，思考一下在团队组织的工作中有没有更有效的管理策略、更富有执行力的工作方法。我想我们集体的智慧是可以解决很多问题的。
       我这个人是有点抠细节了，不过组织架构本是一层层递进的，每个环节都要掌握一定的节奏，不能行动缓慢也不能急功近利。不求达到理想状态，只求在能力范围内的稳步提高。大家都懂的。

       感谢很多人对主席团的理解。一口吃不成个胖子嘛，慢慢来，我们都是勤快的孩儿，大家都别太累了，都能有活干，活都不太多，这样才有平衡。
       一切的状况都不是偶然，我们也不必惊慌担忧，现在更需要我们去冷静应对，一切都没有想象的那么糟糕。也希望大家都能够理解自己。

      最后，祝例会顺利！祝各位安好！

axedo

新人表观望，还需多待时日，以致了解。

tomato

上周六我们逛森林公园时想到，可以到森林公园找块草坪开会！建议主席团下个月把例会搬到户外开，呵呵

小爻

表示关注

小ta

回复 10# tomato


    那我们是例会呢，还是户外玩呢？

含笑幻子

突然翻出上周的请贴，周六下午，天津有婚礼。额～～～踌躇中～～～～～

末那

参加，第三部分时汇报一下和四月学社的合作事宜。

Sunnycc

回复 8# 蕾蕾豆


    哇！拜读了蕾蕾豆写的~真是细心又不错！速度！

Sunnycc

对了！TA姐！我们周六上班~所以我去不了！不好意思了！我会关注例会的动态的……

dyinginthesun

回复 10# tomato


    强烈支持！

eriol1987

天暖可以去户外...

含笑幻子

万一下雨咋办啊～～～雨中曲？

小ta

回复 14# 末那


    记得写写总结哈～

小ta

回复 16# Sunnycc


    冰果好像也参加不了，不知道新世纪这部分的项目事情应该是让谁来表述一下？老大不小？
    另外请把总结先交一下吧～

小ta

回复 17# dyinginthesun


    CHRISTINE不知道是否有时间出席？

Oren的小鱼

上午经纬活动~下午要不要过来旁听呢？
围观ing

小ta

回复 23# Oren的小鱼


    呵呵，这个不是课程，别旁听了，直接参加吧！
    关于外联，我们需要一些声音和建议，小鱼可感兴趣？

Oren的小鱼

回复 24# 小ta


    那我就直接过来好了呢~~
     也许会有灵感~
     想起滚石的名言~~我在这里，我很重要
     阳光er 加油

立夏

总觉得例会的内容，好像跟自己有关系，又好像没关系。。。好像多我一个不多，少我一个不少。。。
不知道其他核心志愿者有没有同样对参与例会的纠结。。

小ta

回复 26# 立夏


    作为计算机组的新人接待，请汇报计算机组目前新人招募和观察情况。
    如果对外联有意向或者对阳光目前项目有任何看法，都是可以到场的。

小ta

如果非组长之外的核心志愿者成员有疑问或者无法出行，请明示。
至2月例会确认核心志愿者以来，如果对本身职能尚有不确定者，也请一并反馈。

可懿

俺周末有课 舞蹈组应该会派1、2位新人参加

tomato

回复  tomato


    那我们是例会呢，还是户外玩呢？
小ta 发表于 2011-3-21 12:22

户外例会！大家会更有灵感~~~

顺报名本周例会。

小ta

回复 30# tomato


    汗，那这周是安排森林公园么？番茄你给带路先。。。

璐璐

表示虽然是新人接待，但是都貌似没有接待的任务一样，现在经纬也不开科普课了，所以暂时没有什么工作的样子。

广运毕城

若我小孩入学面试后有时间，我想赶过来听听，但可能不能及时到，能否迟到？

小ta

回复 32# 璐璐


    璐璐，週六下午過來，想拉你入夥外聯事情，覺得你有時間又有熱情~

tomato

上次平西府校长提到我们可以和他们一起组织学校运动会，这样不会给学校额外负担，我们志愿者又能和平西府孩子联络感情，这次例会是不是可以讨论下这件事，形成个决议。然后找人负责筹划，通常学校的春季运动会都在4月份吧。

tomato

回复  tomato


    汗，那这周是安排森林公园么？番茄你给带路先。。。
小ta 发表于 2011-3-22 16:10

如果周末气温回升就可以户外le。

小ta

回复 35# tomato


    这个提议不错，不知道可否请原来和校长熟悉的立夏同学前往去询问呢？
   关于运动会，阳光以前没有参与过，不知道以何种方式介入比较好？比如去哪里支援一些奖品给学校？

小ta

回复 36# tomato


    中午应该有15度气温，不知道大家是否都有意向森林公园？

九月

因事不能参加例会。特将团队组4月计划提交，供大家商讨。

1、根据例会总结，酌情调整和课程组间关于新人接待及后续事宜的操作
2、依据各组内的反馈对3月新人做出评估/反馈。
3、积极培养新人，包括课程组和职能组

4月活动计划

1、计划4月9日举办第二次大型新人培训。
此次培训由子涵主讲。地点，人数由子涵决定（主席团适当帮忙哈）相关信息已交代给子涵
如果条件许可，计划放到室外露天的地方来做。地方大，做活动会很方便。不过讲解方面要做出调整。
2、计划4月16日邀请沉默的玩做川藏旅行分享
3、4月23日待定，如果不开例会的话，计划做邀请陈岩做个针对服务团队成员的交流分享

PS：最近几日新人审核也要麻烦子涵了（已交代）。回头给子涵带好吃的补偿一下~~~

小ta

回复 39# 九月


    4月计划很诱人，我考虑取消例会吧～哈哈

    另外3月总结里你写的待讨论的内容，是否是要在此次例会上决策出结果的？

九月

回复 40# 小ta


    最好是能有定论，然后就可以做其他安排了。

小ta

回复 41# 九月


    再怎么说也得等这次例会开完看了，别心急哈～

立夏

回复  tomato


    这个提议不错，不知道可否请原来和校长熟悉的立夏同学前往去询问呢？
   关于运动会， ...
小ta 发表于 2011-3-22 23:02

好的，我会尽快给出回复

tomato

回复  tomato


    这个提议不错，不知道可否请原来和校长熟悉的立夏同学前往去询问呢？
   关于运动会， ...
小ta 发表于 2011-3-22 23:02

我们可以做的：
1. 提供奖品赞助
2. 策划一些新颖有趣的比赛项目，也可以策划组织一些针对老师的运动项目，让老师们也运动运动！
3. 提供一些运动器材（跳绳，毽子等）
4. 运动会当天我们志愿者帮着老师组织运动会，比如担任裁判，计时等工作，让老师更省心
这些算是我们提供给校方的选择吧。。。

我们有个志愿者聂盼mm是首体大的，去年常参加平西府活动，可以问问她有没有什么好的建议。

小ta

回复 44# tomato


    好像新人骆驼什么的是不是也是体育大学的？还是粉红色大象？雷锋班的，大家都可以集思广益一下。但是需要立项，有组织者才比较系统和规范。

小ta

本次例会还是放在原点吧～
另外请各组组长递交3月小总结，如果组内核心志愿者无法出席，请一并收集课程建设、试讲安排与新人更新情况在此：http://www.ygclub.org/bbs/thread-5334-1-1.html

并再给认为是来打酱油的志愿者们：例会是一件严肃的事情，阳光是个闲散的组织，尽量让大家在最舒服的情况下来和孩子们接触与提供志愿服务。但是秉持着对孩子认真负责的态度，组织内部有很多事项需要强化与改进的地方，希望能听到大家不仅宝贵的意见和建议，也有后期的进一步执行力去真正把事情做起来。

axedo

刚说想参加看看就被ls吓住了。。。

小ta

回复 47# axedo


    吓住了么？说明你没有从思想上正视这个事情哈～

axedo

回复 48# 小ta


    都说是想先熟悉熟悉嘛。。。

小ta

回复 49# axedo


    来吧来吧，我是想说重视重视呗～小8你要是上学时间空的话，我觉得是外联的好帮手呢～