值周总结——是什么让我心力交瘁

加肥猫

值周总结——是什么让我心力交瘁 安猪 2003-08-05 11:16


大家好呀，这两天很忙，一直到现在才算有了一点喘息的时间。错过昨天的口水大战不打紧，但值周总结是一定要交的——只是说到值周，总让我有惶惶然的感觉——太痛苦了！每次有新成员写信加入，我都要忙活好一阵子，那感觉真是苦不堪言。为了证明我所言非虚，我特意将我的操作流程贡献出来，供大家参考。

每次在Yahoo! Mail中收到新成员的申请，均需完成以下三项工作：
1、 接受新成员的申请，向新成员发出欢迎邮件
2、 更新LEADTeamInformation.Exl文件，将新成员信息添加到文件中
3、 将新成员邮件添加到邮件列表

为此，需进行以下操作：
1、 打开Yahoo! Mail页面
2、 填写用户信息，登录
3、 打开新成员的申请邮件，查看新成员信息
4、 将新成员信息添加到LEADTeamInformation.Exl文件中（这实际是九次的Ctrl+C和Ctrl+V及若干次格式刷的过程）
5、 拷贝新成员的邮件地址
6、 打开Yahoo! Groups的网页
7、 填写用户信息，登录
8、 选择Members菜单
9、 在Members页面中，选择Add Members
10、 在Add Members页面中，粘贴新成员邮件地址，填写欢迎词，点击Continue按钮
11、 在地址确认页面中，点击Continue按钮
12、 在预览页面中，点击Add Members按钮，完成邮件地址添加
13、 在Yahoo! Groups页面中，选择Files菜单
14、 点击Delete，删除旧的LEADTeamInformation.exl文件
15、 在新页面中点击Delete File按钮，确认删除
16、 点击Add file
17、 浏览并上传新的LEADTeamInformation.Exl文件，需点选提醒通知（Notification）复选框，点击Upload File按钮进行上传
18、 在新成员申请邮件页面中，点击回复邮件
19、 在新窗口中打开Yahoo! Mail里存放回复模板的目录
20、 打开回复模板文件
21、 拷贝模板文件到回复邮件窗口，标题和内容做相应的修改，并抄送给leadbj@yahoogroups.com
22、 发送欢迎邮件
我上网是手机GPRS拨号，速度相当于一个33.6k的猫，全程费时大约20－30分钟。

整个过程的技术参数统计如下：
打开页面：19个
拷贝和粘贴：15次左右
输入或更改信息：6次
点击：18次

于是从这些流程和统计数据就可以发现：是什么让我心力交瘁？是大量重复而单调的劳动，扼杀了这头猪宝贵才华（呕～～），其实，无意义劳动的产生在于系统设计的低效：
1、 leadbj@yahoo.com.cn只是一个单纯的收集志愿者信息的信箱，没有其他功用；
2、 Yahoo Groups现在的作用只是单纯的邮件列表（论坛功能已被携程俱乐部所代替），而且该邮件列表订阅（subscribe）时居然不能附带用户任何信息！（如果能带的话申请的同学直接把自己的资料写在正文里，然后直接发到该信箱就可以了，那样的话我们也不用在两个Yahoo!的服务里来回搬运了，这样我们至少可以省掉一半的工作量）

由以上的分析，我们可以把过程弄得更简单一些，解决的方法就是：找一个能附带正文的邮件列表。这样的话对申请的同学来说没有增加任何的劳动，而对值周的倒霉鬼来说就幸运多了，他/她只要通过申请，更新联系人文件就可以，这样的话就可以省掉大量费时而且费钱的Web操作。

希望大家能出谋划策。




-------------------------------回复----------------------------


回复1: 辛苦    lisa_cocol 2003-08-05 11:22

辛苦！


回复2: 我作为一个it高手不得不说    yumi_li 2003-08-05 11:30

到底什么流程还是看不太明白。。。
反正就是很辛苦对吧。哈
好主意我正在考虑呢。


回复3: 我做值周的时候    _华_叔_ 2003-08-05 11:46

不更新yahoo group的邮件列表，这可以省去大约一半最复杂的工作。实际上我反对过度使用邮件群发功能，收到的邮件太多，只会使人阅读邮件的兴趣急剧下降。而且群发邮件给有些邮箱带来很多麻烦，尤其是带附件的重型邮件。

LEADTeamInformation.xls表格也不需每次都更新，隔一两天更新一次给人感觉已经很及时了。

还有一种考虑是给leadbj邮箱加一个自动回复功能（实际上我们现在手工回复的邮件也是大同小异），管理员只需定期check该邮箱并把报名者信息加到LEADTeamInformation.xls中就可以了。实际上给leadbj发信仅仅是一种正式加入的程序，所有的实际工作都可以在论坛上更好的完成。

人的精力总是有限的，让我们把好钢用在刀刃上！



回复4: 支持！    呀呀 2003-08-05 12:14

我值周时也觉得非常累，有精力于是多支持我们的志愿者活动吧，身体力行。


回复5: 真是说出了偶们的心声！    jxu964 2003-08-05 13:04

最好的方法是有一个类似数据库的网页，个人信息自动录入。在替代方案找到前，建议对大量重复而单调的劳动进行流水作业，降低频率至每两天查leadbj邮箱一次，团队信息表一周更新2次。对新成员的Welcome Call可千万别少呀,这一步能有效地划分Team，为辅导项目输送急需的人才！大家的意见呢？欢迎继续讨论，然后决定下来，偶们就好采用改进的流程了。

安猪的宝贵才华需要偶们保护的说~ 省下来的每20分钟，安排安猪写美文一篇吧！


回复6: 我的不同看法    chenyan 2003-08-05 13:27

这是我第二次值周， 我的网络并不快，down东西也就3-4K，每次时间开销如下：
阅读邮件，回复邮件：1-2分钟
更新excel表格，2分钟
上传excel文件，更新yahoo邮件列表：2分钟
Welcome call，不定

九月

原来这个问题一直没有找到更好的解决办法

小ta

回复 2# 九月


    话说现在你的工作主要是1和2吧，3鹏鹏做了，我感觉1是重复劳动可以设成自动回复（但是每次看到出去的邮件里有你针对现在项目情况给新人的热情介绍，我就觉得还是不要设置成自动的好），2我觉得可以用上次说的ASK FORM的格式，这样就可以直接导成EXCEL了，你不然研究一下？？