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标题: 【讨论贴】如何建立阳光有效的会议流程 [打印本页]

作者: 小ta 时间: 2009-7-29 11:36
标题: 【讨论贴】如何建立阳光有效的会议流程
本帖最后由小ta 于 2009-7-31 11:15 编辑

转自《卓有成效的管理者》——彼得。德鲁克

卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：“我们为什么要召开这次会议？是为了某项决策，还是为了宣布什么？还是为了澄清我们应该做些什么？”他会在事前想清楚会议的目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须真正有所贡献。

有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要求达成的贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。他绝不会使会议成为一次摆龙门阵的机会，任大家随便发言。当然，如果会议的目的是在激发大家的思想和创见，他也不会让一个人滔滔不绝。他会刺激每一位与会人员的发言兴趣。但是在会议结束之前，他会回到开场所介绍的主题，使会议获得的结论与主题相符。

当然还有其他一些使会议开的有效的方法。（举例来说，简单但是最易被人忽视的一条规则是：你可以主持会议，听取重要的发言，也可以是与大家共同讨论。但你不能既主持会议，又高谈阔论。）

上周职能组小会已经讨论出部分结论（多谢尹旭同学的会议总结）：
1）在网上或邮件内先讨论，制定收集意见的期限
2）会议分为两个部分：汇报总结（各组控制在5分钟之内，多余时间请特别注明）和某些问题讨论环节（注明讨论时间和建议关注的小组）
3）立文提的会议建议，并提供相关培训资料供大家参考：

角色扮演：主持人、组织管理者（主席团成员）、记录员
职能：记录员——做notes，写会议总结
组织管理者：一周之前发agenda，设立会议目标和主题，会上做结论确定给记录员
主持人——看时间，争论调停者，须事先了解清楚会议主题和目标，最好不加入讨论

欢迎与会职能组与主席团和各位关注者的进一步补充。

07.31补充：
会议讨论的议题应该确认主要负责人和做事的最终截止日，这个应该体现在最后的会议纪要上。

另外，今日再借用德鲁克老人家的决策五要素的其中2点特征：
1、会议讨论方案要同事兼顾执行措施，让探讨的措施变成可以被贯彻的行动。
2、在执行的过程中重视反馈，以印证决策的正确性以及有效性。

根据以往经验，部分探讨结果在实际操作过程中并未得到良好执行监督，一个有效的会议除了保证会上的讨论效率和良好成果之外，具体责任到人和后期的监督反馈是十分必要的。不然只会让会议讨论的成果成为一纸空谈。

作者: liwen 时间: 2009-7-29 11:38
沙发，回头贴主持人～

我与老大不小的理解是一致的，参考：
http://www.ygclub.org/bbs/viewthread.php?tid=2441&page=1&fromuid=4#pid18820

作者: 雪峰 时间: 2009-7-29 12:25
建议：
会议发起人
先明确一个简单可行的会议主题。
然后罗列一下各个小的任务话题
会议之中适当控制进度，按话题一个一个讨论。

作者: 小ta 时间: 2009-7-29 12:57
雪峰哥哥，这个能算做是组织管理者发会议安排的时候的注意事项咩？

作者: 末那 时间: 2009-7-30 09:36
议题不是各组征集上来的么？组织管理者只是进行筛选整理么？

作者: 小ta 时间: 2009-7-30 10:02
是各组征集上来的，有需要讨论的议题在提前一周的邮件里附加上，主席团筛选后整理。

作者: 老大不小 时间: 2009-7-30 10:15
会前：尽量让所有与会人员明确会议目的、议题、各自需要准备的部分
会中：注意流程和纪律，有主持和记录人
会后：有必要的总结和反思

会议流程方面：
如果有多个议题，一个一个进行；
主持或记录人在一个议题讨论结束后要把大家的发言总结性地重复一下，确认是否全体人员同意或是否有遗漏之处，根据情况还可以进行补充或纠正，然后再进行下一个议题

作者: 雪峰 时间: 2009-7-30 22:23

雪峰哥哥，这个能算做是组织管理者发会议安排的时候的注意事项咩？
小ta 发表于 2009-7-29 12:57

会议组织者的责任啊

作者: 小ta 时间: 2009-7-30 23:18
今晚例会小实验了一把，效果还不错。除去吃饭的近一个小时之外，会议主题控制在1个半小时之内，大家严格按照先汇报+再讨论的形式来，并按事先发帖的要求时间来走，主持人压力相对小了很多。

但是~时不时共同七嘴八舌还是冒了尖，虽然打断别人说话很不礼貌，小Ta今晚多有得罪，强势地压了几次，还是希望大家保有时间概念。这个还是需要多次提醒才是哈~

作者: 小ta 时间: 2009-7-31 11:30
我再提一些想法：兼顾会议的有效性不代表就不理会反面意见，为了缩短讨论时间而有时候片面忽略反面的声音。
阳光例会有个很大的特点就是讨论的激烈而且开放，这个是我个人很欣赏的风格，也许是年代不同，很多时候有些想法可能有人是有顾忌的，觉得私下交流会比较好。个人风格不同，但是我想尽量鼓励大家有话就直说，有时候两个人之间的交流可能因为没有更多的声音加入而显得有限。

作者: cissy 时间: 2009-7-31 16:54
先冒昧的问一个问题 - - 立文是男的阿？

关于昨晚的会议，嘿嘿，我觉得挺好的吧，就是关于一个问题的讨论就有可能是因为表述者表述的时候用的概括性语言不是很多还有其他人的不同理解会有点多导致容易跑题……

作者: cissy 时间: 2009-7-31 16:57

我觉得是不是可以就是每个发言人发言的时候就一次性把要点都讲完，然后再拿出一块讨论的时间，根据一个个要点再另外讨论之类的不然就显得有些混乱，我记录的时候也晕乎乎的

作者: 小ta 时间: 2009-7-31 17:31
西西，我们之前正是做出先说要点再讨论的方法，昨天还是没有让你看出来的话，可能是又造成错觉了。
另外，你混乱的原因应该是因为还不太熟悉阳光的议题导致的，不过还是辛苦你总结了，这样大家重复浏览一遍讨论的结论，彼此互相促成理解呢！

作者: tomato 时间: 2009-7-31 18:45
sisi说得对，小结很重要，每个人的发言or讨论结束后必须要作一个小结，包括结论，执行人，要把结论传达给谁，及deadline

作者: liwen 时间: 2009-8-2 16:32

先冒昧的问一个问题 - - 立文是男的阿？
sleepyjiji 发表于 2009-7-31 16:54

<--- 关于性别详见照片

作者: 杨卢克 时间: 2009-8-2 17:54
本帖最后由杨卢克于 2009-8-2 21:23 编辑

这几天一直在忙教案的最后整理工作，看到这个贴子，也没有仔细进来看大家讨论的结果，周末两天基本在整理教案，初步完成。心中早就有一些想法，和阳光一些同学交流后，刚刚整理出来，供大家参考。

1.明确例会的作用。明确作用作用有助于将很多没有必要的内容和环节筛选出去，从而提升会议效率。在我看来，作为阳光各项工作负责人集中在一块的定期会议，例会可以冠以阳光最高决策机构的称谓，毕竟平时项目运行过程中各项工作的负责人集中在一块的机会不多。

2.从第一点延伸出来，则是要确定例会参与人员的问题。人员选择对了，闲杂人员少了，也会对提高会议效率产生积极的影响。参与人员的选择服务于例会的作用，那么，我认为，例会的参与者应该是主席团成员、职能组组长、课程组组长，这些人员是必须到会的，因故不能到会的职能组组长和课程组组长，应该选择本组一位熟悉情况的组员作为替补到会。其余人员，可以旁听会议，但未经事先沟通不宜参与讨论，这样也可以提升效率，防止节外生枝，毕竟，作为主席团成员和各组组长，理应对阳光事物的了解更加充分一些，而不是其他人。

3.从第一点和第二点延伸开来，应该确认会议内容。会议的内容的限定可以避免会议中不必要的时间消耗。我认为，例会的内容大致可以包括三个方面：第一，汇报情况；第二，讨论作出决策；第三，协调并布置任务。

协调布置任务，我想大概包括两个方面：一是自上而下的布置，在面临同一项需要多个小组共同参与的活动的时候，需要明确分工与责任，比如新学期开学前的准备、新项目的运行等等；一是自下而上的要求，比如个别组开展工作中需要其它多个组配合的情况，私下协调效率比较低或者费时费力的事情，7月例会项目组、课程建设组、团队建设组要求各课程组完成的表格，属于这一类。在此建议，小组之间可以私下沟通解决的问题，可以不放在例会上讨论，这也可以节省例会的时间。

其余的内容，可以组织专项讨论进行。专项讨论，无论是网上和网下，时间更加充裕，讨论更加充分，放在例会上，时间紧张，也不容易取得良好的效果。

4.确定了以上三点，接下来就是流程的问题。

作为“汇报情况”，时间可以尽量压缩，每组组长用最简略的语言描述小组工作最新进展即可。

作为“讨论作出决策”，则应以作出决策为唯一目的，不能讨论而没有决策，在出现分歧的时候，主席应当作出决策。当然，决策不仅包括讨论的结论，也包括如果分歧很大那么通过什么方式解决意见不一致的情况等等。这样，任何问题，即便有分歧，也总能产生决策。

作为“协调布置任务”，明确分工、责任人及完成期限即可。

5.接下来就是会议中人员角色的问题，这一点我很赞同立文的说法，例会中有三个特殊的角色：

第一是会议主持人，会议主持人负责主持会议并把握会议进度，调控每个人、每项议程的时间。

第二是主席，主席应当在每个需要“讨论作出决策”的问题过后，应当作出决策，决策可以是某个人的观点，也可以是某几个观点的综合，也可以暂时搁置但布置如何解决分歧等等。主席还应当在“协调布置任务”的内容后，重复并明确每个小组的职责。主席的这些决策和结论，也有利于会议记录人纪录工作。阳光确实是一个可以畅所欲言的地方，确实是一个不是主席一言堂的地方，但是不能否认主席是阳光的标志性人物，做出决策责无旁贷，任务的布置也一定要经主席确认才有权威性。

第三是会议记录人，会议记录人需要记录“汇报情况”的主要内容、“讨论作出决策”的主要观点和决策、“协调布置任务”的具体分工和完成时间。

这三个特殊的角色，不建议参加讨论。

6.关于讨论主题的前期整理和筛选，我完全同意大家的说法，就不重复了。这一工作可以由主席团轮流完成，而不是都推给主席一个人。

7.最后就是把关于例会讨论点的结论写成例会的职能定义及流程设定，便于日后遵照执行。

作者: chinahwa 时间: 2009-8-2 19:42
嗯，在现场一周都没有上网看邮件。
卢克的建议不错：就是一般情况下，何种会议哪些人可以发言，哪些人旁听。
补充一点：需要发言时，每个人先想好自己的观点，而且尽量简短（比如不超过三句话，但不要似江core曾经一讲三句就半天的那种）；对于与别人观点一致的内容尽量不要去重复（如果与会人员没人都补充一句，那也变得很多局了），只有当存在不清楚时可以重述观点，允许补充。

作者: xiaowen 时间: 2009-8-3 13:39
杨卢克同学的建议总结挺好滴：）
上周参加了例会，感觉还是比较有效率的；（就是会议的开始时间好像比较晚，可能吃饭的时间占的多了点）。
感触比较大的是，组长只去了英语组和兴趣组的两位组长，这种会议还是需要要求组长都参加会更好。--卢克总结的第二点有提到。

补充两点：
一：会议的召集人
查看了以往的帖子都是番茄发的，也就是例会的召集者就是主席了吧；
在召集贴发出之后，确认与会人员、主持人和记录人，是否要有专人负责联系确认（不能光是跟贴报名），以保证参会人员的完整和会议的效率？

二：三个特殊的角色-主持人，主席，记录人
“这三个特殊的角色，不建议参加讨论。”我觉得在各自执行好职责的同时，也是可以参加讨论的，尤其是主席，主席在给讨论做出决策之前参与一下讨论更有助于做出结论吧。这个我觉得可以根据实际情况而定。

作者: yihuaxu 时间: 2009-8-6 19:53
呵呵，其实开会不需要什么流程。唯一的关键是主持人。一般来说，阳光例会的主持人应当是阳光主席。

让主持人学会必要的强势，就可以了。

如果有个会议记录，当然是更好。

作者: 杨卢克 时间: 2009-8-7 08:53
个人认为，在主持人的性格不能选择的情况下，用简单的流程限定主持人的行为，用外力推动主持人从自己在会议中的角色出发提升会议效率，仍然是必要的。
流程这个东西是将经验流传下去的方法之一，而且流程的逐步修订一定程度上有助于经验的持续积累。
当然，流程设定原则是用最简单的流程，解决会议面临的核心问题，不能把简单的事情弄复杂即可。

作者: 小ta 时间: 2009-8-7 13:42
主持人可以多多锻炼嘛~
既然阳光的例会需要这样的一个角色，大家都可以来锻炼自己，让会议更有效率和有序的进行！
流程的制定是为了让主持人和其他与会者明晰自己的职责，主持人的个人魅力可以在不断实践中形成。
多好~

作者: tomato 时间: 2012-8-22 17:09
顶一下

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