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[阳光例会] 【活动总结】阳光2012年11月份例会总结

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发表于 2012-11-19 00:49:56 | 只看该作者 回帖奖励 |倒序浏览 |阅读模式
一、三个提议
1. 主动合作,扩展阳光的志愿者来源
从宣传招募工作开始尝试,主动与其他社团、组织开展合作。
每学期开课前,主动与高校社团或公司志愿者协会联系,通过他们发布志愿者招募信息,宣传介绍阳光,在必要的时候可以直接到高校或者公司举行宣讲或者培训。
通过上面方式吸引到的志愿者,暂时仍然按照阳光现有的流程注册、培训、参加活动。

2. 改变关系,发挥阳光的优势
对于具备专业能力而且热情很高的志愿者资源,改变原来要求对方加入,根据我们的志愿者规范和课程体系参加活动的方式,转变为利用我们在项目开发、活动组织等方面积累的经验,为对方提供支持,帮助他们顺利开展课程,发挥他们的专业能力。

3. 梳理“关注点”,什么时候我们应该说NO?
面对希望加入阳光的人,我们现在一般给予的答复是:
阳光不提供证明;要求对方在阳光论坛注册,参加阳光组织的培训,每次活动单独报名参加,承诺持续参加活动。
对于新人看上去很严格的要求,再加上我们偶尔不能及时的回复和引导,将一些人挡在了阳光之外。
而对于已经加入阳光的志愿者,我们也有要求,有规定,但是很多时候却不能像面对“外人”那样干脆有底气。
“课程”是阳光的根本,当面对志愿者在“课程”中出现不符合我们要求的情况时时,我们是否也有必要像面对“外人”那样要求明确,并确实执行?

(上面的内容只是提议,建议以后在制定阳光的工作计划时可以考虑)

二、外联工作
小ta反馈的外联工作情况 http://www.ygclub.org/bbs/redirect.php?goto=findpost&ptid=7173&pid=91533

1. 明确外联的基本原则
对于志愿者加入请求的统一答复:
阳光不提供证明;要求对方在阳光论坛注册,参加阳光组织的培训,每次活动单独报名参加,承诺持续参加活动。
外联合作的原则:
开放但谨慎,先沟通协调,再承诺行动。

2. “统一口径”,调整部分外联工作的处理方式
以后所有的志愿者在接收到任何外联合作请求时,不管是通过当面的交谈,还是通过邮件、电话、短信等方式,请先将合作请求信息通过邮件发送给外联组组长,并抄送主席团,由外联组组长统一做出处理决定。外联组组长做出的处理决定,可以指派其他志愿者负责执行。
外联组邮箱 wailianzu(at)ygclub.org
主席团邮箱Breezefu: breezefusy(at)gmail.com
小ta: tata(at)ygclub.org
bingguo_411: bingguo_411(at)hotmail.com

3. 例外情况
对于比较频繁遇到的个人加入请求,接收人可以直接给予回复,说明阳光的情况、对志愿者的要求和新人注册流程。
不过仍然建议将上述请求信息告知外联组组长和主席团。

(上面内容会再单独发帖公示,大家帮忙看看上面的表述是否有问题)

三、课程组反馈
课程组 反馈人 反馈内容
语文组 豆豆总结 http://www.ygclub.org/bbs/redirect.php?goto=findpost&ptid=7173&pid=91587
尝试“老带新”方式培养新人
英语组 小鱼团队分工合作,志愿者线下线上针对课程等进行大量沟通。
通过课程分享等方式培训新人,有意加大新人在备课和上课时的参与机会,锻炼潜在主讲。
在充分了解新人的能力情况后,破格让部分新人迅速承担主讲责任。
组内有人主导课程讨论和分享,形成良好氛围,外在的条件和新人自身主动的参与,保证了组内主讲资源的稳步增加。
经济组 panpan课程安排 http://www.ygclub.org/bbs/redirect.php?goto=findpost&ptid=7173&pid=91997
教案整理已经完成,增加了试讲材料。
本学期开课项目少,计划开发新项目。
(建议经济组内负责推动新项目开发)
含水补充新人情况:报名36人,参加新人培训16人,参加旁听6人。
兴趣组 冰果 课程在信心开展科普实验课,几次课后孩子反响很好。
主要是老人在上课,有新人逐步成长为主讲。
因为组长个人的原因,组内工作出现停滞。
(建议尽快召集组内例会,明确人员和工作安排。)
书法课 旅行 总结 http://www.ygclub.org/bbs/redirect.php?goto=findpost&ptid=7173&pid=92072
计算机组 请夏凡尽快补充
艺术组小ta
织微安安
舞蹈、音乐和美术课都比较平稳地开展活动。

舞蹈课:
舞蹈课主讲迅速成长,加入表演内容的课程很受孩子喜欢。
其他课程人员的参与,为舞蹈课提供了很大支持;正在通过各种方式吸引留住有舞蹈基础,对舞蹈课感兴趣的新人。
信心舞蹈教室没有暖气,现在上课已经明显感受很冷,主讲希望与学校沟通后,可以提前结课。

音乐课:
课堂上出现了一些问题,希望主讲助教可以及时反馈。

美术课:
请好美味和丸子补充。

艺术组组长兆星最近个人工作比较繁忙,组内的部分工作也出现停滞,包含招募帖的更新,邮箱的回复和新人的引导。
希望艺术组组内其他成员可以帮忙分担一些工作。

强调提交课程材料
要求各课程组参加活动的志愿者提供课程提纲、课程总结、助教反馈等材料,对于提高课程质量,增加志愿者的参与度,使新人尽快成为符合课程要求的主讲和助教,可以起到很大的作用。
所以建议各个课程都能重视。
各组和各项目可以灵活地采用符合各自情况的方式,收集上述的材料,比如:
由专人负责将论坛上的提纲、总结和反馈汇总到百科上。
同一项目的各个课程一起进行课后讨论,由专人负责记录大家讨论的结果,并更新到论坛和百科上。
每次课指定一名助教负责记录课程情况和大家的反馈,并更新到论坛和百科上。

四、项目应急方案
每周项目活动前,如果出现天气变化等突发情况,项目负责人需要在活动的前一天就确定是否取消活动。
如果预报会出现恶劣天气,出于对孩子、志愿者们的安全的考虑,我们可以主动联系学校或者社区取消活动。

(网站出现意外时应对方法的讨论我没有记录,请大家帮忙补充)

五、主席竞选
发帖征求大家对阳光今年工作情况和明年工作安排的意见,并推荐或者自荐主席竞选人选。
调整竞选流程,增加行动纲领阐述环节。
调整主席和主席团的产生方式:
通过核心志愿者推举的方式产生主席团成员,再由主席团成员竞选产生主席。

(竞选流程的调整会再单独发帖征求大家的意见)

六、项目问题
1. 项目负责人邀请已经确认参加活动的志愿者时,请补充说明邀请原因和志愿者的分工。
(如果没有特殊情况,建议大家还是自己在确定可以参加活动后尽快到召集帖报名。)
2. 项目活动中出现的其他问题,多由沟通不畅引起,接下来会加强沟通,减少问题的出现。

七、更多的沟通,更少的问题
绝大部分组织发展到一定阶段都会变成多层级的结构,每一层之间的沟通都很重要,如果组织中的某一层或者某一部分沟通出现问题,组织的正常运转必然会受到影响。
所以请大家重视沟通。
每个人的性格不同,看待问题的角度不同,应对问题的方式不同,这样在接触沟通时不可避免地会出现隔阂和摩擦。
但是只要我们每个人怀着相同的目标,以坦诚的态度对待彼此,很多问题都是可以化解的。
我们同心协力,我们是阳光下的一家人。

参会人员:
织微安安、shann、squirrelRao、panpan、Alkali、cuili、鹏鹏、马可、豆豆、刘文、小鱼、冰果、小ta、小傅


感谢各位参加例会,例会上的更多情况,请各位帮助补充。


例会召集帖 http://www.ygclub.org/bbs/thread-7173-1-1.html
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 楼主| 发表于 2012-11-19 00:52:41 | 只看该作者
外联工作和主席竞选两部分都会再单独发帖公示讨论
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发表于 2012-11-19 11:04:58 | 只看该作者
嗯,尽快沟通调整了!
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发表于 2012-11-20 15:10:43 | 只看该作者
个人感觉例会永远的问题都在一下子想讨论太多。。。以后可以精简点,第四象限又急但是没有什么成果的事情,例会前就可以沟通完毕,比如一些组内经验分享我们可以一锅烩或者论坛探讨;第二象限的不着急但是做成有效果的事情可以作为辅助,每次例会都探讨一些组织管理上的问题与制度的更新修建等(比如沟通原则等);至于第一象限的着急也可以有成果的事情,可以尽快讨论与确认,比如这次的外联原则(其实大家都有共识)
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发表于 2012-11-20 18:08:46 | 只看该作者
已经发邮件给兴趣组同学,会在近期召开组内例会!
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