【活动总结】阳光2012年11月份例会总结

Breezefu

一、三个提议
1. 主动合作，扩展阳光的志愿者来源
从宣传招募工作开始尝试，主动与其他社团、组织开展合作。
每学期开课前，主动与高校社团或公司志愿者协会联系，通过他们发布志愿者招募信息，宣传介绍阳光，在必要的时候可以直接到高校或者公司举行宣讲或者培训。
通过上面方式吸引到的志愿者，暂时仍然按照阳光现有的流程注册、培训、参加活动。

2. 改变关系，发挥阳光的优势
对于具备专业能力而且热情很高的志愿者资源，改变原来要求对方加入，根据我们的志愿者规范和课程体系参加活动的方式，转变为利用我们在项目开发、活动组织等方面积累的经验，为对方提供支持，帮助他们顺利开展课程，发挥他们的专业能力。

3. 梳理“关注点”，什么时候我们应该说NO？
面对希望加入阳光的人，我们现在一般给予的答复是：
阳光不提供证明；要求对方在阳光论坛注册，参加阳光组织的培训，每次活动单独报名参加，承诺持续参加活动。
对于新人看上去很严格的要求，再加上我们偶尔不能及时的回复和引导，将一些人挡在了阳光之外。
而对于已经加入阳光的志愿者，我们也有要求，有规定，但是很多时候却不能像面对“外人”那样干脆有底气。
“课程”是阳光的根本，当面对志愿者在“课程”中出现不符合我们要求的情况时时，我们是否也有必要像面对“外人”那样要求明确，并确实执行？

（上面的内容只是提议，建议以后在制定阳光的工作计划时可以考虑）

二、外联工作
小ta反馈的外联工作情况 http://www.ygclub.org/bbs/redirect.php?goto=findpost&ptid=7173&pid=91533

1. 明确外联的基本原则
对于志愿者加入请求的统一答复：
阳光不提供证明；要求对方在阳光论坛注册，参加阳光组织的培训，每次活动单独报名参加，承诺持续参加活动。
外联合作的原则：
开放但谨慎，先沟通协调，再承诺行动。

2. “统一口径”，调整部分外联工作的处理方式
以后所有的志愿者在接收到任何外联合作请求时，不管是通过当面的交谈，还是通过邮件、电话、短信等方式，请先将合作请求信息通过邮件发送给外联组组长，并抄送主席团，由外联组组长统一做出处理决定。外联组组长做出的处理决定，可以指派其他志愿者负责执行。

外联组邮箱	wailianzu(at)ygclub.org
主席团邮箱	Breezefu: breezefusy(at)gmail.com 小ta: tata(at)ygclub.org bingguo_411: bingguo_411(at)hotmail.com

3. 例外情况
对于比较频繁遇到的个人加入请求，接收人可以直接给予回复，说明阳光的情况、对志愿者的要求和新人注册流程。
不过仍然建议将上述请求信息告知外联组组长和主席团。

（上面内容会再单独发帖公示，大家帮忙看看上面的表述是否有问题）

三、课程组反馈

课程组	反馈人	反馈内容
语文组	豆豆	总结 http://www.ygclub.org/bbs/redirect.php?goto=findpost&ptid=7173&pid=91587 尝试“老带新”方式培养新人
英语组	小鱼	团队分工合作，志愿者线下线上针对课程等进行大量沟通。 通过课程分享等方式培训新人，有意加大新人在备课和上课时的参与机会，锻炼潜在主讲。 在充分了解新人的能力情况后，破格让部分新人迅速承担主讲责任。 组内有人主导课程讨论和分享，形成良好氛围，外在的条件和新人自身主动的参与，保证了组内主讲资源的稳步增加。
经济组	panpan	课程安排 http://www.ygclub.org/bbs/redirect.php?goto=findpost&ptid=7173&pid=91997 教案整理已经完成，增加了试讲材料。 本学期开课项目少，计划开发新项目。 （建议经济组内负责推动新项目开发） 含水补充新人情况：报名36人，参加新人培训16人，参加旁听6人。
兴趣组	冰果	课程在信心开展科普实验课，几次课后孩子反响很好。 主要是老人在上课，有新人逐步成长为主讲。 因为组长个人的原因，组内工作出现停滞。 （建议尽快召集组内例会，明确人员和工作安排。）
书法课	旅行	总结 http://www.ygclub.org/bbs/redirect.php?goto=findpost&ptid=7173&pid=92072
计算机组		请夏凡尽快补充
艺术组	小ta 织微安安	舞蹈、音乐和美术课都比较平稳地开展活动。 舞蹈课： 舞蹈课主讲迅速成长，加入表演内容的课程很受孩子喜欢。 其他课程人员的参与，为舞蹈课提供了很大支持；正在通过各种方式吸引留住有舞蹈基础，对舞蹈课感兴趣的新人。 信心舞蹈教室没有暖气，现在上课已经明显感受很冷，主讲希望与学校沟通后，可以提前结课。 音乐课： 课堂上出现了一些问题，希望主讲助教可以及时反馈。 美术课： 请好美味和丸子补充。 艺术组组长兆星最近个人工作比较繁忙，组内的部分工作也出现停滞，包含招募帖的更新，邮箱的回复和新人的引导。 希望艺术组组内其他成员可以帮忙分担一些工作。

强调提交课程材料
要求各课程组参加活动的志愿者提供课程提纲、课程总结、助教反馈等材料，对于提高课程质量，增加志愿者的参与度，使新人尽快成为符合课程要求的主讲和助教，可以起到很大的作用。
所以建议各个课程都能重视。
各组和各项目可以灵活地采用符合各自情况的方式，收集上述的材料，比如：
由专人负责将论坛上的提纲、总结和反馈汇总到百科上。
同一项目的各个课程一起进行课后讨论，由专人负责记录大家讨论的结果，并更新到论坛和百科上。
每次课指定一名助教负责记录课程情况和大家的反馈，并更新到论坛和百科上。

四、项目应急方案
每周项目活动前，如果出现天气变化等突发情况，项目负责人需要在活动的前一天就确定是否取消活动。
如果预报会出现恶劣天气，出于对孩子、志愿者们的安全的考虑，我们可以主动联系学校或者社区取消活动。

（网站出现意外时应对方法的讨论我没有记录，请大家帮忙补充）

五、主席竞选
发帖征求大家对阳光今年工作情况和明年工作安排的意见，并推荐或者自荐主席竞选人选。
调整竞选流程，增加行动纲领阐述环节。
调整主席和主席团的产生方式：
通过核心志愿者推举的方式产生主席团成员，再由主席团成员竞选产生主席。

（竞选流程的调整会再单独发帖征求大家的意见）

六、项目问题
1. 项目负责人邀请已经确认参加活动的志愿者时，请补充说明邀请原因和志愿者的分工。
（如果没有特殊情况，建议大家还是自己在确定可以参加活动后尽快到召集帖报名。）
2. 项目活动中出现的其他问题，多由沟通不畅引起，接下来会加强沟通，减少问题的出现。

七、更多的沟通，更少的问题
绝大部分组织发展到一定阶段都会变成多层级的结构，每一层之间的沟通都很重要，如果组织中的某一层或者某一部分沟通出现问题，组织的正常运转必然会受到影响。
所以请大家重视沟通。
每个人的性格不同，看待问题的角度不同，应对问题的方式不同，这样在接触沟通时不可避免地会出现隔阂和摩擦。
但是只要我们每个人怀着相同的目标，以坦诚的态度对待彼此，很多问题都是可以化解的。
我们同心协力，我们是阳光下的一家人。

参会人员：
织微安安、shann、squirrelRao、panpan、Alkali、cuili、鹏鹏、马可、豆豆、刘文、小鱼、冰果、小ta、小傅


感谢各位参加例会，例会上的更多情况，请各位帮助补充。


例会召集帖 http://www.ygclub.org/bbs/thread-7173-1-1.html

Breezefu

外联工作和主席竞选两部分都会再单独发帖公示讨论

蕾蕾豆

嗯，尽快沟通调整了！

小ta

个人感觉例会永远的问题都在一下子想讨论太多。。。以后可以精简点，第四象限又急但是没有什么成果的事情，例会前就可以沟通完毕，比如一些组内经验分享我们可以一锅烩或者论坛探讨；第二象限的不着急但是做成有效果的事情可以作为辅助，每次例会都探讨一些组织管理上的问题与制度的更新修建等（比如沟通原则等）；至于第一象限的着急也可以有成果的事情，可以尽快讨论与确认，比如这次的外联原则（其实大家都有共识）

bingguo_411

已经发邮件给兴趣组同学，会在近期召开组内例会！