阳光俱乐部的资金和物资管理方案（20090726修订版）

杨卢克

一、总则
1.财务物资组负责阳光俱乐部的资金和物资管理相关工作。
2.阳光俱乐部资金管理范围包括俱乐部资金的收支、记账工作；阳光俱乐部物资管理范围包括俱乐部购置或接受捐赠的物资的保管、收支及记账工作，俱乐部使用的低值易耗品不计入阳光俱乐部物资进行管理。

二、资金管理工作
3.阳光俱乐部的资金管理工作由财务物资组的资金管理员与资金记账员共同完成，资金管理员与资金记账员的姓名须在“阳光俱乐部资金情况”帖子中公示。
4.资金管理员负责银行卡的保管与资金收支工作，资金记账员负责现金收支单据的保管与现金账目记录及公示工作。
5.阳光俱乐部开立招商银行的借记卡保管资金，目前招商银行卡之间转账免收手续费。资金的收支，有两种情况完成：第一种情况为银行转账形式，在这种情况下，汇入、汇出款项操作完毕后，直接在论坛上公示收支原因即可，不留纸介资料；第二种情况为现金收支形式，在这种情况下，资金管理员、资金记账员与相关当事人须同时在场就相关事宜签署单据。单据由资金记账员保管，资金管理员负责现金收支。如果资金管理员或资金记账员之一因故不能到场，则需要在场当事人电话通知未到场人确认资金收支。
6.每次发生资金收支后，资金记账员应及时进行账目记录，并及时更新论坛上的“阳光俱乐部资金情况”帖子，更新内容包括账目变化及变化原因，账目变化采用在主贴上修改的方式公示，账目变化原因采用跟贴方式公示。
7.当发生资金管理员或资金记账员更换的时，原资金管理员、原资金记账员与继任者须同时在场完成银行卡或单据的交接工作，并同时在交接单据上签字，事后由新任资金记账员在论坛“阳光俱乐部资金情况”帖子上跟贴公示交接情况。
8.如果任何两名以上的志愿者对阳光的账目有疑义，可以向主席团申请采用网络查询的方式查询账户收支明细，主席团确认后负责协调资金管理员向当事人开通网络银行查询权限。

三、资金使用相关规定
9.资金的使用分为课程组使用和职能组使用两个部分，其中，课程组的资金用途包括教学资源的购买等；职能组的资金用途包括项目运营管理费用、网站运营费用（域名费用等）、宣传推广费用（印制宣传用品、名片的费用等）、大型活动费用（原则上应由活动自负盈亏，如果活动收取的费用不足，将由俱乐部资金补足）等。
10.课程组资金使用规定：
课程组所需物资的采买及使用由各课程组组长负责，每学期开始前各课程组组长根据该学期教学计划做好学期资金预算，如兴趣组的试验器材、艺术组的燃料画笔的相关费用预算等。预算确定后上报主席团，主席团根据阳光资金情况进行审批，审批通过后由组长负责安排采买，并根据发票或者收据到财务物资组报销。
学期中，如有其它追加资金需求，一次50元（含）以下的，课程组组长有权决定采买，凭发票或收据到财务物资组报销；一次50元以上的提请主席团审批，审批通过后方可安排采买，凭发票或收据到财务物资组报销。
11.职能组资金使用规定：
职能组日常如遇资金需求，一次50元（含）以下的，职能组组长有权决定采买，凭发票或收据到财务物资组报销；一次50元以上的提请主席团审批，审批通过后方可安排采买，凭发票或收据到财务物资组报销。
12.学期结束后，财务物资组根据该学期资金使用情况做出总结报告，报告需明确阐明各组该学期资金使用情况、占整个俱乐部资金使用的比例、与学期初预算的差异等内容。

四、物资管理工作
13.阳光俱乐部的物资管理工作由财务物资组的物资管理员、物资记账员与物资保管人共同完成，物资管理员与物资记账员的姓名须在“阳光俱乐部物资情况”帖子中公示。
14.物资管理员的主要工作：①协助各课程组整理、公示俱乐部的资源需求；②与物资保管人保持实时沟通，跟踪俱乐部物资的使用情况，并提示物资记账员根据使用情况变更物资账目。
物资记账员的主要工作：①负责物资账目的记录；②负责物资采买单据的保管；③负责公示俱乐部物资采买及使用情况。
物资保管人职责是保管物资，一旦物资因保管人个人原因造成损失，物资保管人须照价赔偿。鉴于目前俱乐部物资分散的特征，各职能组、课程组正在使用的物资，物资保管责任人为各职能组和课程组组长。
15.每次发生物资变动后，物资记账员应及时进行账目记录，并及时更新论坛上的“阳光俱乐部物资情况”帖子，更新内容包括账目变化及物资增减变化内容。账目变化采用在主贴上修改的方式公示，物资增减内容采用跟贴方式公示。
16.当发生物资管理员或物资记账员更换的时，原物资管理员、原物资记账员与继任者须同时在场完成单据的交接工作，经继任者同各物资保管人核实后，几方人员共同在交接单据上签字，事后由新任物资记账员在论坛“阳光俱乐部物资情况”帖子上跟贴公示交接情况。
17.由于俱乐部没有专门的场所保管物资，因此，物资分散保管于各保管人处的现状将长期维持，请各物资保管人理解与支持。如需变动保管人，接替的物资保管人有责任通知物资管理员和物资记账员，完成相关账目变更。

五、俱乐部接受资金和物资捐赠相关规定
18.接受资金或物资捐赠，需事先经主席团以“不影响阳光俱乐部保持本色地长期持续发展”为原则，同时考虑俱乐部基本费用需求，以及其他可能发生的状况进行一事一议，形成以何种方式接受或不接受的决议。同时明确授权至少二人与捐赠方接洽，完成捐赠程序。千元以下捐赠可经主席批准先直接入账，并在网上公示。
19.接受方为阳光志愿者俱乐部的捐赠，包括资金与物资两类；接受方为指定捐赠对象（如某特定学校）的捐赠，仅包括物资。
接受物资捐赠时，需与捐赠方明确捐赠对象是阳光俱乐部还是通过俱乐部捐赠给指定对象。
20.接受方为阳光俱乐部的捐赠的相关规定：
阳光俱乐部接受的资金捐赠，需纳入阳光资金管理，资金记账员须及时更新俱乐部资金账目，并及时更新论坛上的“阳光俱乐部资金情况”帖子，注明该笔款项为捐赠，并注明捐赠方。
阳光俱乐部接受的物资捐赠，需纳入阳光物资管理，物资记账员须及实更新俱乐部物资账目，并及时更新论坛上的“阳光俱乐部物资情况”帖子，注明捐赠方和捐赠明细。
主席团负责根据物资的用途合理安排使用和保管。
少量的低值易耗品不做捐赠处理。
21.接受方为指定捐赠对象的捐赠的相关规定：
认定该情况为捐赠人通过阳光俱乐部捐赠给指定对象，不做阳光物资变更。
22.关于捐赠确认函的相关规定：
接受方为阳光俱乐部的捐赠，俱乐部向捐赠人出具“捐赠确认函”。
接受方为特定捐赠对象的捐赠，视具体情况由主席团决定是否向捐赠人出具“捐赠确认函”。

六、其他
23.资金与物资交收单据无固定格式，但须明确记载时间、地点、人物、事件、金额、数量等内容，并由相关当事人签字。
24.资金管理员与资金记账员不可兼任，物资管理员与物资记账员可兼任。
25.本管理方案解释权归阳光俱乐部。
26.本管理方案自本方案在论坛公示之日起实施。

杨卢克

征求意见，供7月30日例会讨论。

贺兆星

本贴题目似乎应该为“阳光俱乐部资金和物资管理规定及接受捐赠管理规定”

在接受捐赠中，是否考虑加上，为保证阳光保持其本色长久持续地发展，阳光不接受任何对所捐赠资金和物资的支配上附带条件的捐赠。对捐赠是否接受的判断以捐赠者是否因对阳光的目标和活动及执行的认同和认可而自愿赞助为原则，由主席团讨论决定。

浮游

本贴题目似乎应该为“阳光俱乐部资金和物资管理规定及接受捐赠管理规定”

在接受捐赠中，是否考虑加上，为保证阳光保持其本色长久持续地发展，阳光不接受任何对所捐赠资金和物资的支配上附带条件的捐赠。对捐赠是否 ...
贺兆星 发表于 2009-7-30 10:53

我认为倒是没有必要这么硬性的规定，物资捐赠方可以提出对捐赠物资或者资金流向的要求，但是要求的合理性可以由主席团来判定是否接受捐赠。

杨卢克

本方案已经在7月例会讨论通过，并作了适当修改，于2009年8月5日修改帖子，目前帖子为最新版方案。即日起开始执行。