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标题: 4月21日蟹岛恐龙嘉年华组织活动回顾 [打印本页]

作者: leeyupeng 时间: 2013-4-22 18:43
标题: 4月21日蟹岛恐龙嘉年华组织活动回顾
先说说周日现场的票数概况。
同心学校参加活动的人数接近2000。
阳光这边一共只发出7张票（2儿童+5大人），全部来自木兰社区，比之前预计的要少的多。

全程回顾一下此次活动的组织过程，也说说活动组织上的问题。

4月9日
J叔（Jerry）发布了关于恐龙主题嘉年华请孩子们免费游玩。
之后在项目组的群里讨论了关于嘉年华阳光要帮忙解决的问题，一个是车，一个是吃饭的问题。
初步确定通过找赞助的方式来解决。

4月10日
嘉年华主办方确认能提供总数3000张的门票，希望阳光这边能有个初步的人数，好安排后面的门票和具体活动事宜。

接下来讨论的主要矛盾集中在组织多少人在何时以什么样的方式去参加嘉年华。
期间也讨论了一些关于安全、保险、和领票方式等事宜。

根据部分学校和社区对此次活动的反馈，以及对阳光自身人力的考虑，最终的讨论结果是：
将人数限定在250人左右，需要5辆大巴赞助，活动由校方/社区统一组织并出带队人。
如果最终没有找到赞助，直接联系校方统计数目，当天参加活动的学生和家长自行前往。
阳光负责现场的票务和活动引导等事宜。
车辆问题15号给最终结果，以便为后续工作留存时间。

以上信息回馈给了主办方，主办方这边也开始帮忙解决车辆的问题。

4月11日
发帖寻求车辆赞助。

4月11~4月14日
陆续有朋友询问或表示有可能提供赞助，但是一直没有完全落实下来。
接下来，北京出现了H7N9携带者，给后面的活动组织带来了影响。

4月15日
车辆问题峰会路转，主办方表示如果人数足够多（1000人，最好不带家长），可以帮忙解决车辆和保险问题。
接下来就是各项目负责人确认在有车提供的前提下，大概会有多少人参加。
结果经纬因为H7N9不能组织大规模学生外出活动，信心也由于一些原因表示不能参加，社区有意愿参加的人数也只在几十人左右。到此，阳光所服务的学校/社区能确认的人数已经远远低于1000这个数字，最终采取散客前往的方案。

4月16日
在小傅的努力下，同心实验学校最终确认全校参加，孩子的人数在720人左右。同心和主办方直接联系了21号当天的车辆接送和进
场事宜。

4月17日
发帖招募21号同行志愿者，并确认散客登记等事宜。

4月18日
根据小天鹅和木兰的反馈，预计会有儿童约95名，成人约65名的散客前往。
另外主办方表示可以提前发票，故取消了原来现场发票的计划，并通知了小天鹅和木兰。
不过后来由于出票时间出了问题，又改为现场领票，为了防止现场冒领，主办方希望提供名单，旅行和小傅再次通知了小天鹅和木兰。

4月19日
由于时间紧急，最终小天鹅的名单名没有确认下来，木兰确定了两名儿童票。

4月21日
活动当天，我和tianlian一起去了蟹岛，到达的时间大概是10点15左右。当时现场正在为同心学校的师生和家长发票并引导进场，由于人数众多，我和tianlian也一起帮忙进行现场的发放门票工作（为入场人员贴一张纸贴在身上）。
中午11点多，木兰的两位小朋友和家长一起来到场地。之后就再也没有阳光服务的学校/社区的散客来到嘉年华。我和tianlian由于大部分时间都在场外，所以没怎么看到孩子们在嘉年华场内的情况。

说说我在组织此次活动中遇到的问题、经验、教训，为以后类似的活动能够提供一些借鉴。
1. 组织活动量力而行，时间、人力和问题难度需要预估
活动信息刚出来的时候，很多人觉得机会难得，加上门票提供数目很多，所以大家希望尽可能多的孩子能够参加。
不过目前阳光的人力已经比较紧张，心意虽好，但是要先对自己有个评估，这方面我自己也没有做好功课。
后来想想，在不到两周的时间要解决和多个学校/社区沟通、和主办方沟通、解决车辆问题、确认名单和确认最终流程等，实在是件难以完成的事，事实也证明了是这样。

2.  充分了解是做好预估的前提之一
这次组织的过程中，有很多事情都是在不断询问下确认的，比如门票数目、场地情况、门票形式等。当然很多事情也不是一下都能先想到，不过可以通过一些手段（如身份模拟，将自己假想成活动参与者，逐一确认从出发到现场到回来的整个过程）来达到提前了解的目的。

3.  在时间紧张的情况下，先尽量满足主办方的要求
   比如这次主办方提出在解决车辆的前提下，尽量不带家长，由学校老师或工作人员带队组织。而周日同心学校的孩子们很多都带了家长，有的甚至一个孩子带了两个家长。这样就造成了以下问题：
(1) 来参加的人数超出了预期，对车辆组织和现场分组都造成了一定程度的困扰，另外也致使现场志愿者服务力量缺乏。
(2) 由于成人较多，统一意见就成了一个比较头痛的问题。
(3) 当天现场的工作人员有反映有些家长在嘉年华游乐区直接打孩子（可能由于孩子不听话），这对其他参加活动的孩子和家长造成了不太好的影响。
   所以当主办方提出一些限定条件的时候，最好先满足，因为这往往是主办方出于各方面考虑的一个结果。而且这样跟学校家长沟通也能更加明确。更多的争取会带来更大的沟通成本，并且不一定会做到皆大欢喜。

另外以后遇到类似的活动组织，还可以从以下几个方面考虑：
1) 确认组织活动的小团队，各司其职
2) 设定时间表，并为每项任务预估一个时间，并且是在有缓冲的前提下
3) 在一个固定的地方公示活动组织的最新讨论结果，防止问题一遍遍的被解释

欢迎各位同学针对这次组织活动也发表一下你们的看法~~
对Jerry、任艳、王辉、中青院线和对此次活动组织作出努力的志愿者表示感谢！

PS：J叔希望后面还有机会再组织类似的活动，以便让更多的打工子弟小学的同学们能够享受到嘉年华带给他们的快乐

作者: xiansweety 时间: 2013-4-22 19:00
第一次组织这样的活动，出现一些问题是不可避免的，当时只是从微博上面知道了车的问题，还和立夏讨论过，后来也就没有再关注，也不知道事情的进展如何。所以我觉得以后遇到类似的问题一定要在显眼的地方有后续的报道，好让大家能及时了解情况，好安排时间参与进来~

作者: 蕾蕾豆 时间: 2013-4-22 19:07
鹏鹏辛苦啦！tianlian辛苦啦！J叔及他的同事们辛苦啦！

我们也由此积累了一些经验呢，以后遇到类似活动就可以多做些准备了！

作者: JERRY 时间: 2013-4-22 23:46
大家辛苦啦
主办方重点提及的一件事情请以后务必注意，有些我们带来的孩子直接在场内小便。尤其是在淘气堡游乐区的充气模型里，而有几个孩子居然就是家长让他们随地解决的。今后若再有此类活动的确需要家长的自觉和工作人员的提醒和注意，因为小孩子不憋到最后一分钟是不会停止游戏的。下次可能需要“强迫组织”去洗手间的事前必备活动

作者: 小ta 时间: 2013-4-24 09:10
回复 1# leeyupeng

1) 确认组织活动的小团队，各司其职
2) 设定时间表，并为每项任务预估一个时间，并且是在有缓冲的前提下
3) 在一个固定的地方公示活动组织的最新讨论结果，防止问题一遍遍的被解释

Q群里沟通的感觉最深的也是这几个，还是分工不明确，大家七嘴八舌同一个主题一直议论半天
不过这次也是刚好赶上H7N9，不然主办方有车提供自然是多多益善的。量力而行，这个是最重要的，就和我们一直去上课一样，究竟是在撑，还是人员足够关注和稳定然后扩大，一个道理。

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